Veřejná slyšení a panelové diskuse – jak na ně?

 

Jitka Materová

 

V každém městě i vesnici existují problémy, k jejichž řešení by bylo možno se přiblížit, kdyby se různí lidé z komunity i mimo ni sešli a objasnili si své názory.

Stále více nevládních organizací právě v zajištění a organizaci této komunikace vidí nedílnou součást svého poslání.

Některé organizace přímo s takovým cílem vznikají, jiné je přidávají v průběhu svého rozvoje tak nějak mimovolně ke svým aktivitám. Často se jedná o organizace nevládní neziskové či příspěvkové, které pracují s informacemi (informační centra či knihovny), jiné fungují jako komunitní centra již od svého vzniku. Dalším organizacím je prostě jejich „kabátek“ (ekologie, vzdělávání, ženská organizace) těsný a přidávají ke svému poslání, které přetrvává, ještě podporu občanských aktivit ve svém městě nebo regionu.

V oblasti komunikace veřejnosti, veřejné správy a podnikatelů se samozřejmě pohybují také nevládní neziskové organizace, většinou občanská sdružení, která vznikají za účelem ochrany zájmů svých členů, třeba proti výstavbě v okolí jejich bydliště a podobně.

Centrum pro demokracii a svobodné podnikání, o.p.s., pomáhá místním neziskovým organizacím už rok a půl organizovat setkávání občanů s politiky a dalšími významnými lidmi z komunity ve 40 městech České republiky. V průběhu projektu se podařilo nashromáždit množství zkušeností a tipů, jak zajistit, aby setkání bylo pro komunitu i organizátora přínosem a také, jak zabránit, aby organizační a formální nedostatky byly na překážku případné dohodě.

Organizační chyba může zcela nebo částečně znehodnotit veškerou práci, kterou organizace věnovala přípravě a uskutečnění setkání.

 

Proč organizovat veřejná slyšení či panelové diskuse k aktuálním problémům.

Zde bych chtěla vyjmenovat alespoň některé z motivů, které mohou organizaci na cestu „třetí osoby“ v komunitě přivést. Tímto označením míním to, že organizace umožňuje a zprostředkovává komunikaci různých zájmových skupin i jednotlivců.

Často se jedná o kombinaci motivů.

a)     Posláním organizace je přímo zlepšení komunikace v komunitě a větší zapojení občanů do rozhodování. Chce napomoci vzájemnému dialogu těch, kdo mají možnost rozhodovat a jsou jako občané rozhodnutími také ovlivněni, s aktivními občany.

b)     Organizace se angažuje v řešení aktuálního problému v komunitě a cestu vidí právě v pořádání veřejných fór, panelových diskusí nebo kulatých stolů.

c)      Cílem je navázání fungujících informačních kanálů a pomoc při vytvoření takového systému, jenž umožní občanům se k problémům vyslovit dříve, než na zasedání městského či obecního zastupitelstva, které o nich rozhoduje.

d)     Organizace chce změnit svou image v komunitě.

e)     Organizace větším zapojením do dění v komunitě zlepšuje spolupráci s místní veřejnou správou a podnikateli.

f)        A mnoho dalších.

 

 

 

Když dojde k rozhodnutí zorganizovat veřejné setkání, je třeba si promyslet následující:

 

1.      dobře zvolit téma setkání

a)     Hledat vhodné téma lze různými způsoby. Je možno si dohodnout schůzky s volenými představiteli místní radnice (neboli samosprávou) a společně se pokusit vytipovat téma, které oni cítí jako potřebné. Aktuální téma, které je pro občany zajímavé a důležité, může vyplynout z diskuse s kolegy z neziskového sektoru nebo např. ze sledování tisku.

b)     Organizace má svůj vlastní problém, který chce řešit.  Opatrnost je v tomto případě velmi na místě, protože je organizátor přímo aktivně angažován v problému. Není tedy v pozici nezávislého zprostředkovatele výměny informací a námětů. Toho, kdo umožňuje nezaujatě dospět k všeobecně přijatelnému řešení.

Zvláště je-li téma kontroverzní, je naprosto stěžejní volba moderátora.

 

2.      cíl setkání

Organizátor si musí jasně uvědomit a pojmenovat, čeho vlastně chce dosáhnout. Zda informační výměny, ustavení pracovních skupin či konkrétního řešení problému.

 

3.      pozvat správné lidi

Podle tématu a cíle si organizátor vytipuje lidi, jejichž účast na setkání je stěžejní.  Může se jednat o politiky (místní, z okolních obcí, krajské, parlamentní), volební kandidáty, odborníky, úředníky (vedoucí odborů na městském úřadu, zástupce okresního úřadu, ředitele dotčených organizací), občany, kteří bydlí v určité lokalitě, občany města.

Nezapomene na reprezentanty sedmé velmoci – tisku a médií.

 

4.      správný termín a čas

Je nutno zjistit, zda někteří z vytipovaných „správných“ lidí některý den v týdnu pravidelně nemohou. Zasedání rad kraje a města se často konají určitý den v týdnu.

Naproti tomu členové Parlamentu mají pro návštěvu svých volebních obvodů obvykle vyhrazeny pondělky.

Není dobré zvolit termín, kdy se hraje důležitý fotbalový zápas a podobně.

Vhodný čas je kolem 18.00 večerní, ale záleží na okolnostech.

 

5.      správný moderátor

Výběr správného moderátora je základní podmínkou úspěchu setkání.

Moderátor by měl být v průběhu diskuse nezávislý a nestranný.

Moderátora lze hledat mezi profesionály – redaktory rozhlasu, novin, profesionálními moderátory, lidmi, kteří mají s moderováním podobných akcí zkušenosti. Je lépe, jedná-li se o člověka se znalostmi místní situace.

Organizátor může také oslovit „neprofesionály“, kteří problematice rozumějí a jsou komunitou vnímáni jako neutrální k tématu.

 

a)     Téma, ve kterém není organizátor setkání přímo zaangažován.

Moderovat setkání může kromě „profesionálů“ například vedoucí pořádající organizace či její člen.

b)     Kontroverzní téma (například výstavba supermarketu, obslužné komunikace a podobně) nebo téma, ve kterém je organizátor přímo angažován.

Zde je na místě být velmi opatrný a uvážit všechna pro a proti. Je  nutno dbát na to, aby moderátor diskuse byl vnímán jako nezávislý a nestranný. Jinak se celé setkání, ať už se jedná o panelovou diskusi, veřejné slyšení či kulatý stůl, může obrátit přímo proti organizátorům a poškodit ve svém důsledku jejich zájmy.

V tomto případě je možná lépe obrátit se na profesionála mimo komunitu, který se podobnými „problematickými“ případy zabývá, nechat jej velmi dobře připravit „pravidla“ diskuse a probrat je s ním. Moderátorovi je nutno dodat všechny dostupné informace, aby se lépe zorientoval v problému.

Jestliže organizace nemá s podobnými záležitostmi velké zkušenosti, může si od moderátora nechat poradit i s jinými organizačními problémy.

 

6.      jak a kdy pozvat účastníky setkání

Politiky, úředníky, odborníky je dobré pozvat asi měsíc před setkáním e-mailem a písemně, 3 týdny před akcí jim zatelefonovat a nechat si potvrdit jejich účast.

Občany a odborníky, kteří mají k problému co říci a organizátor ví, že je bude setkání zajímat, pozve e-mailem a písemně 3 týdny před akcí. Pozvání připomene telefonicky 4 – 5 dní před setkáním a potvrdí si jejich účast.

Občany lze pozvat prostřednictvím místního tisku, rozhlasu, vylepením zvacích plakátů na oficiálních výlepových plochách, umístěním plakátů do škol a klubů, letáčky v místní hromadné dopravě,... Fantasii se rozhodně meze nekladou.

Lidi z médií organizátor pozve nejprve emailem nebo dopisem obsahujícím tiskovou zprávu o setkání a zvoucí na ně. Jak dlouho před setkáním záleží u novin na tom, s jakou periodicitou vycházejí a na jejich uzávěrkách, u dalších médií na jejich druhu.

Na vlastní akci je vhodné pozvat novináře a lidi z dalších médií telefonicky a osobně (zvláště když je známo, který redaktor se danou problematikou zabývá).

 

7.      monitorování výsledků setkání

Už předem by si organizátoři měli promyslet, co budou dělat po setkání. Od zveřejnění zápisu ze setkání, sledování tisku, přes práci v pracovních slupinách až k dalším schůzkám a jednáním nad řešením problému. Jakým způsobem budou monitorovat či kontrolovat, zda ti, kdo se k něčemu zavázali, to opravdu plní.

 

               

Organizační tipy a triky během světem aneb na co je dobré si připomenout

Vlastní průběh setkání by si zasloužil stejný prostor, jako celý předcházející text. Proto se omezím pouze na pár věcí, které mohou mít na výsledek setkání a dojem z něho velký vliv.

·        Zajištění kvalifikovaného nestranného moderátora

·        Vhodná velikost sálu

Je velmi nepříjemné, když dvacet lidí sedí v sále učeném pro 150. Komunikaci to rozhodně nepřispívá na neformálnosti.

·        Dobré rozestavení židlí a stolů

Opravdu není vhodné, když někdo k někomu sedí zády.

Uspořádání ve formě předsednického stolu s panelisty (to jsou ti, kdo za tímto stolem sedí a většinou odpovídají) a židliček před ním rozhodně nepodporuje neformální výměnu názorů. Každý si připadá jako ve školní lavici. Ale v některých případech, zvláště jde-li o kontroverzní témata, je to nutné.      

·        Zajištění stejné úrovně mandátů

Zvláště u kontroverzních nebo problémových setkáních by lidé, kteří sedí v panelu, měli mít stejné rozhodovací pravomoci. Aby nedošlo k tomu, že jedna strana je zastoupena lidmi, kteří mohou přijímat rozhodnutí, a druhá pouhými „poradci“. V tomto případě je třeba zvláště zdůraznit, že se jedná o schůzku informativní.

·        Ozvučení

Očekává-li se na veřejném slyšení velké množství účastníků lidí a je-li pronajatý velký sál – ozvučujme! Zvláště, je-li téma kontroverzní. Nutnost hovořit do přenosného mikrofonu může pomoci udržet diskusi v organizované podobě.

·        Záznam

Jedná-li se o kontroverzní téma, dělejme záznam! Nejlépe je zároveň s ozvučením nahrávat. Pak není nutné eventuální účastníky panelu přesvědčovat, že něco opravdu řekli.

·        Konkrétní termíny

Jestliže se podaří dohodnout nějaké konkrétní řešení, ustavit pracovní skupinu a podobně, je dobré již na setkání stanovit a nechat si odsouhlasit přítomnými konkrétní termíny např. setkání pracovní skupiny, splnění dílčího úkolu, …

·        Jmenovky

Panelisté, zvláště je-li jich více, by před sebou měli mít cedulky se svým jménem.

·        Tiskovka

Očekává-li organizátor problémy ze strany tisku, může novinářům nabídnout následnou tiskovou konferenci s panelisty. Tak si budou moci znovu ověřit to, co slyšeli na setkání. Tiskovku je třeba dohodnout s panelisty již předem.

 

Uspořádat setkání, které je přínosem pro komunitu nebo vede k vyřešení problému, není jednoduché. To, co „funguje“ v jednom městě, ve druhém se může ukázat jako dokonale kontraproduktivní. Žádná absolutní kuchařka neexistuje.

Proto je tak důležité, aby se role organizátorů ujaly místní neziskové organizace, které mají dobře zmapovanou situaci v komunitě a vědí, jak fungují komunikační toky a jaké vztahy mají mezi sebou navázány zástupci veřejné správy, neziskových organizací a podnikatelského sektoru.

Uspořádání veřejného slyšení může být pro organizaci výzvou a zároveň ohromně zajímavou zkušeností. A třeba i nasměrováním k rozšíření původní vize a poslání o rozměr komunitní činnosti.